Membuat Project Charter

Bila ada sebuah dokumen yang harus pertama kali muncul dalam cycle project management (saat-saat sangat awal pada sebuah project), maka itu adalah dokumen project charter.

Dokumen ini harus berisi tentang visi dari project, tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang membuat semua orang menjadi jelas tentang apa yang akan dicapai oleh project tersebut. Keterangan tentang deliverables, orang-orang yang terlibat di dalamnya, dan waktu delivery, juga disebutkan.

Berikut adalah tips untuk membuat dokumen project charter:

1. Tentukan visi project; Well, setiap orang membutuhkan visi. Tim project pun juga harus punya. Ketika menentukan visi, pastikan bahwa Anda sebagai PM: 1. Mendapatkan persetujuan dari sponsor project (klien) tentang visi tsb.; 2. Tuliskan visi ini dalam kalimat yang jelas dan mudah dipahami; 3. Komunikasikan dengan semua orang di tim. Baiknya, PM mengkomunikasikan visi ini ke tim secara direct/offline. Penggunaan email sedapat mungkin dihindari saja.
2. Definisikan ruang lingkup; Ruang lingkup berisi tentang aktivitas dan deliverables yang harus dicapai dalam rangka memenuhi visi. Mendapatkan definisi ruang lingkup secara detil jelas akan membantu perencanaan project. Anyway, definisi ini akan mencegah adanya momok ruang lingkup tentang aktivitas/deliverables yang tdk terencana dan biasanya dipaksakan oleh end user. Dengan mendefinisikan ruang lingkup ini, PM dapat mengelola permintaan/kebutuhan end user dan mampu untuk mengatakan kepada mereka bahwa sebuah request misalnya adalah out of scope dan karenanya membutuhkan tambahan uang atau waktu untuk menyelesaikannya.
3. Tentukan hirarki dan komposisi tim; Ketika kita tahu tujuan akhir project dan deliverables apa saja yang harus dihasilkan, selanjutnya PM harus menentukan siapa yang akan mengerjakan ini. As usual, buatlah sebuah struktur organisasi yang memuat semua stakeholders (eksternal customers dan internal customers – i.e. developer) dan gambarkan sekalian jalur komunikasinya. Gambar ini akan membuat PM mudah untuk menentukan kebutuhan resources, tanggung jawab dan job desc dari timnya.
4. Buatlah roadmap; Roadmap ini semacam project plan yang memuat fase dan aktivitas yang akan dilalui oleh project ybs., dan menggambarkan 1 cycle project management secara utuh. Lalu, setiap aktivitas harus diidentifikasi siapa-siapa yang akan mengerjakannya. Yang terakhir, keluarkan estimasi pengeluaran (uang) untuk penggunaan resources (mostly sih SDM) dan pastikan tidak over budget. Bila PM belum tahu tentang pagu penggunaan budget, informasinya bisa didapatkan dari otoritas keuangan perusahaan atau bahkan direksi.
5. Identifikasi risiko dan isu-isu; Langkah terakhir dalam membuat dokumen Project Charter adalah mendaftar risiko dan isu-isu nyata disekitar project. Dengan mendaftar hal tersebut, PM dapat menyodorkannya ke klien dan supaya mereka aware dan goalsnya adalah meminta support penuh supaya risiko bisa dikurangi.

10 hal yang membuat Anda tidak cocok menjadi Project Manager

Akhir pekan lalu saya mendapati sebuah artikel menarik dari techrepublic.com. Artikel ini ditulis oleh Tom Mochal, salah satu kontributor situs tersebut, dan muatannya adalah tentang tanda-tanda seseorang tidak cocok untuk berperan sebagai Project Manager (PM).

Dia mendaftar 10 hal yang mengindikasikan mengenai ini. Berikut adalah daftarnya beserta sedikit deskripsinya (tidak terurut):

- Komunikator yang buruk

Faktanya bahwa hampir separuh waktu seorang PM dihabiskan untuk aspek komunikasi, termasuk rapat internal tim, penyelesaian dokumen-dokumen project, presentasi progress report ke klien (offline), email, bertelepon, dan berbincang dengan banyak orang. Kabarnya ada studi yang mengatakan lebih ekstrim, bahwa 80% pekerjaan seorang PM dihabiskan untuk perihal komunikasi (baik verbal maupun writing). So, bila kita bukan seseorang yang bisa berkomunikasi dengan efektif dan memang dari sono-nya gak pengen menjadi seperti itu, tidak usah jadi PM.

- Tidak bisa bekerja dengan orang lain

Bila kita lebih suka untuk duduk diam di kantor dan fokus pada pekerjaannya sendiri, Tom Mochal bilang bahwa kita mungkin tidak punya kemampuan berkolaborasi yang disyaratkan untuk menjadi PM yang OK. PM yang baik harus meluangkan sangat banyak waktu dengan klien/stakeholders, dan tim internal.

- Tidak menyukai mengatur orang

Bila Anda ingin jadi PM yang OK, maka Anda harus dapat mengatur orang. Anda harus menunjukkan kepada mereka tentang kepemimpinan Anda, mengatur konflik yang terjadi, dan menjaga persatuan tim. Beberapa PM mungkin berkata bahwa mereka dapat lebih baik dalam melakukan pekerjaan andai saja mereka tidak perlu berurusan dengan orang. Jika itu yang dirasakan, mungkin project management nggak banget deh buat Anda.

- Lebih suka detils

Banyak orang menyukai bekerja dengan detil. Yes, we need that kind of people. Tapi bilamana Anda adalah seorang PM, maka Anda beranjak jauh dari hal itu dan harus lebih menjadi seorang delegator dan koordinator. Mau tidak mau, Anda harus mengandalkan orang lain untuk banyak bekerja dengan detil ketika Anda menjadi PM. Fhew..It is not peace a cake dude!

- Tidak suka mengikuti proses

Kita yakin tidak ada satupun yang suka menjadi budak (hehe) dari sebuah proses. Tapi, Anda jelas membutuhkan proses ketika Anda menangani project yang semakin besar/kompleks. Jika Anda tidak menyukai untuk mengikuti proses project management yang baik, susah untuk mencapai jenjang ini.

- Tidak menyukai dokumentasi/aktivitas mendokumentasikan segala hal

Tom Mochal bilang bahwa syarat ini bukan berarti lalu PM harus mencintai dokumentasi untuk menjadi PM yang OK. Tapi jelas, PM tidak dapat membencinya. Apa sih kegiatan yang tak luput dari proses dokumentasi? project plan, progress report, scope statement, perubahan scope/change request klien, dsb.

- Lebih condong menyukai melakukan eksekusi alih-alih membuat perencanaan

Bila sebuah klien memberikan Anda sebuah project dan hal pertama yang terbayang setelah itu adalah segera mengumpulkan tim untuk langsung bekerja, maka mungkin Anda tidak punya mindset seorang PM. Jika Anda tidak mau untuk meluangkan cukup waktu untuk memahami terlebih dahulu apa yang akan Anda lakukan, mungkin Anda tidak cocok menjadi PM.

- Suka menjadi order-taker

Order taker ini maksudnya adalah request dari klien. Suka menjadi order taker artinya bila diminta sesuatu oleh klien, selalu langsung dieksekusi/diiyakan. Mati wae. PM harus memberikan value pada projectnya, termasuk menolak/mendesak kembali ketika klien meminta hal-hal yang tidak benar/tidak semestinya. Jika yang direquest tersebut keluar dari scope statement, PM harus mengeksekusi proses change management utk scope project tersebut. So, bila reaksinya atas perubahan scope adalah dengan berkata, “Ok Pak, kita akan garap” alih-alih berpikir terlebih dahulu dampaknya atas project secara keseluruhan, pekerjaan ini akan jadi sesuatu yang sangat berat untuk Anda.

- Anda tidak teratur

Orang yang buruk dalam mengorganisasi kehidupan pribadinya (lets say.. belum bisa me-manage diri sendiri), biasanya buruk pula bila menjadi seorang PM. Bagaimana bisa memastikan bahwa tim project sudah melakukan segala hal dengan efisien bilamana dirinya sendiri belum bisa seperti itu? Wew. Dalem Bro!

- Berpikir bahwa project management adalah tambahan beban

Tidak ada orang yang bisa merasa mereka menyukai pekerjaannya bila mereka berpikir bahwa hasil pekerjaannya tidak mendatangkan nilai (for most people lah, at least). PM yang baik memahami nilai dari pekerjaannya, bahwa apa yang dia kerjakan akan menghasilkan sebuah project yang nantinya akan dideliver tepat waktu, tidak over budget, dan semua orang HAPPY (tim internal dan juga klien). So, again, bila kita berpikir bahwa pekerjaan project management ini kok malah menjadikan beban tambahan di kepala dan tidak ada gunanya, mungkin Anda memang bukan orang tepat untuk menjadi seorang PM.

Anyway, buat saya, ini seperti skak mat saja. Bagaimana dengan Anda? Anyway, saya tidak hanya bicara dalam scope memimpin project, tapi dalam segala domain pekerjaan yang sifatnya manajerial. It is not easy to be you, isn’t it..

Forex Scam

Saya pikir hanya HYIP saja ada scam, tapi ternyata di Forex juga ada. Tapi ini bukan tentang broker, melainkan tentang trading advisors yang banyak dijual di internet. Pernah denger tentang winning solutions gak? Ini trading advisors dari Indonesia, dan lumayan rame jualannya. Saya pernah beli versi demonya, dan as usual menyesal telah membelinya.

Semua trading advisors memberikan trading statement yang mengagumkan. Langsung percaya? Jangan. Bahkan Anda tidak tahu dia melakukan trading dengan real money atau virtual money! 

Do it by yourself. Ada sebuah kepuasan ketika kita memutuskan untuk melakukan aksi trading pure dengan strategi (otak) kita sendiri dan bukan orang lain. Mungkin bukan karena kita lebih pintar, tapi jelas tdk ada pride atau passion ketika kita mengandalkan orang lain utk melangkah. 

Jika Anda baru mengenal Forex dan ingin cepat kaya, forget it! Segalanya berproses dan tidak ada proses instant untuk sangat cepat menjadi kaya-bahkan dengan Forex.

Luangkanlah waktu sangat banyak dengan aktif di forum diskusi Forex. Saya pribadi suka berkunjung ke forexfactory atau forex-tsd, pun hanya ketika ingin melihat kalender ekonomi global.

Met baca2 ya

I found the Holy Grail!

Just kidding! Anyway, sebelumnya sori nih, artikel ini bukan tentang Cawan Suci atau bahkan tentang Maria Magdalena, melainkan tentang Forex. Hehe. Peace. Anyway, traders tidak asing dengan istilah ini, karena kerap kali muncul di banyak diskusi. Interpretasi saya, seseorang menemukan Holy Grail ketika dia mendapatkan sebuah metode trading yang memiliki win/lose ratio yang sangat tinggi dan itu berarti dia tidak pernah salah (you kidding me!!). Menang terus dan jarang sekali atau bahkan tdk pernah gagal. :p

NOTHING’S PERFECT! Dan so far dari pengalaman saya, tidak ada metode yang benar-benar seperti itu. Bla bla bla..Strategi hanyalah 1 bagian saja dan ada hal lain yang tidak kalah pentingnya. Pendekatan terbaik dari semua hal ini, dan ketika Anda menemukan harmoni, itulah Holy Grail Anda.

IMHO, those things are strategy, money management, mood, & dicipline.

Strategi berkaitan dengan cara seseorang menganalisis market dan bagaimana bereaksi atasnya. Secara garis besar ada 2 model analisis: fundamental dan technical. Fundamental analisis berpijak pada fakta-fakta global yang bisa mempengaruhi kekuatan mata uang sebuah negara. Misalnya saja angka inflasi, kenaikan suku bunga bank, angka pengangguran, indeks konsumsi, angka penjualan rumah, upah, dan bahkan statement dari pejabat negara. Setiap ada berita penting yang dirilis, most likely pasti ada reaksi di market dan bisa gila-gilaan. Technical analisis sendiri mengandalkan indikator berdasarkan chart/grafik dari price action. Strategi juga berhubungan dengan aturan seseorang untuk mengambil level profit dan stop loss pada setiap aksi tradingnya. *Phew, someone helps me please to give a better explanation. Thx.*

Money management terkait dengan tata kelola account Forex. Seberapa besar uang yang Anda gunakan untuk setiap trade, dan seberapa besar risiko yang Anda ingin ambil. Untuk setiap trade, saya hanya menggunakan 10% dari total account. Contoh saja: account saya US$30. 10% dari US$30 adalah US$3. So, untuk setiap trade saya tidak boleh menderita kerugian melebihi US$3. Overall, growth sebesar 10% per bulan dari total account adalah achievement yang OK. Again, ini prinsip yang saya anut.

Mood. Jika kondisi hati Anda sedang gundah, sedang tidak enak hati, lagi marahan sama pacar, lagi tegang (opo ki maksute?!), penat karena lagi banyak kerjaan, saran saya adalah lupakan saja trading! Keputusan untuk mengeksekusi sebuah trade tidak akan maksimal kalau Anda tidak nyaman dengan diri sendiri karena situasi hati yang sedang tidak mood.

Disiplin. Bagian yang paling sulit untuk dijalankan, saya kira. Trading itu melibatkan hasrat dan nafsu. Hal-hal ini yang senantiasa menggoda untuk mengacaukan sebuah trade. Tapi saya yakin bahwa practise makes perfect.

Sudah hampir jam 12 malam. Ngantuk. Tidur dulu aah..Bye.

Forex Trading Zone

Yes, it is about Foreign Exchange Trading. Forex-Trader Indonesia mungkin salah satu yang paling diuntungkan, dengan keberadaannya di GMT +7 (berturut-turut +8 dan +9) dan dengan kebanyakan broker yang berada di lokasi GMT 0, +1, atau +2. Contohnya saya. Posisi sekarang di Jogja, alias GMT +7. Sesi Asia (Yen) buka pada jam 00.00 GMT. Itu berarti jam 7 pagi waktu Jogja. Sesi Eropa (Pound/GBP) buka pada 08.00 GMT, atau pukul 15.00 waktu Jogja. Dan ketika makan malam jam 20.00, saya bisa melihat aktivitas US Dollar karena berbarengan dengan pembukaan sesi New York jam 13.00 GMT. Great opportunity, I think. Tidak semua trader memiliki kesempatan untuk menyaksikan geliat market di semua sesi.

Anyway, pair yang saya sukai adalah pound/dollar. Saya tidak begitu menyukai euro, apalagi yen. Kenapa saya sampai pada kesimpulan ini? Later deh. Yang jelas, saya ingin share tentang banyak hal sejak saya mengenal dunia ini Oktober 2006 silam. Belum lama memang, tapi saya ingin sekali share dan pasti sesama kita bisa saling improve tentang banyak hal. For now, it is about Trading Zone. Jika Anda WNI dan menyukai semua pairs, woow..happy trading bro! Wish you best of trade.

Powered by ScribeFire.

Bus Patas Jogja

Berita dari Kedaulatan Rakyat 20 April lalu, program Bus Patas Jogja akan segera diluncurkan. Milestonenya adalah 1 Desember 2007 sudah go operasional. Program ini kayak-kayaknya akan tidak jauh berbeda dengan Trans Jakarta yang sudah berjalan sekarang. Ada halte dan shelter, ada rute khusus, ada armada baru, dan sistem ticketing dengan teknologi yang lebih canggih.

Kabarnya lagi, Bus Patas Jogja akan dioperasionalkan untuk kawasan kota Jogja, kab. Sleman, dan kab. Bantul. Apresiasi saya sebagai salah satu warga Sleman tentunya menyambut baik. Apalagi saya juga pengguna setia bus kota jalur Tempel-ps.Sleman-Jombor-Cik Di Tiro. Banyak hal yang harus diperbaiki dari mulai standar pentarifan, pelayanan, hingga keamanan penumpang selama di dalam bis. Saya pikir, project ini bisa mengatasi lagu lama itu.

Baik, kembali ke rute. Pada tahap awal, Bus Patas Jogja ini mempunyai 3 rute, dengan 6 trayek. Artinya, pada setiap rute ada 2 trayek dan arahnya berlawanan. Sayangnya, 3 rute (6 trayek) yang digagas oleh Dishub tidak mendukung rute regular saya: Tempel-Cik Di Tiro. Yang paling mendekati adalah rute 2: Terminal Jombor, Jl Magelang, Jl Diponegoro, Jl P Mangkubumi, Jl Malioboro, Jl A Yani, Jl Trikora, Jl Ibu Ruswo, Jl Brigjend Katamso, Jl Kol Sugiyono, Jl Perintis Kemerdekaan, Jl Ngeksigondo, Jl Gedongkuning, Jl Kusumanegara, Jl Cendana, Jl Gayam, Jl Sutomo, Jl Yos Sudarso, Jl Wahidin, Jl Sudirman, Jl Cik Di Tiro, Jl Colombo, Jl Gejayan, Jl Ringroad Utara, Monumen Yogya Kembali, Terminal Jombor.

Tetap saja rute tersebut tidak feasible dari sisi waktu, apalagi biaya. Dari terminal Jombor hingga sampai di jl. Cik Di Tiro, harus muter-muter dulu. Bisa-bisa saya telat nyampe kantor. Tentang biaya juga sama saja, mahal. Apalagi kalau saya mempunyai tiket terusan yang polanya time-based. Mtw.

Anyway, sukses buat Jogja dan project Bus Patas nya. Sebuah breakthrough nih. Saya doakan agar Alloh memudahkan semua pihak yang terlibat sehingga milestone 1 Desember 2007 bisa tercapai. Semoga ini adalah sesuatu yang baik dan memberikan manfaat bagi warga Jogja.

Skuad Merah Putih Tumbang

Tak percaya rasa-rasanya skuad Indonesia tumbang di babak penyisihan grup D piala Asia. Saya sangat percaya diri mereka bisa maju ke perempat final ketika sukses mengalahkan Bahrain di laga pertama grup. Tapi ketidakberuntungan terjadi ketika laga kedua melawan Arab Saudi. Kesal juga, jelas-jelas wasit berpihak pada Arab Saudi. Ya iyalah, Arab Saudi dan UAE kan fren, alias deket, alias sama2 Arab-nya. Bisa jadi bila wasit UAE itu fair maka hasil pertandingan akan lebih baik, entah seri atau bahkan menang. Saya mendukung protes PSSI ke AFC dengan menarik perwakilan Indonesia di AFC karena ulah wasit. Malah harusnya Indonesia memutus saja hubungan diplomatik dengan UAE.

Menyebalkan!

Project Life Cycle

Saya mendapatkan gambar yang indah ini dari method123.com. Project life cycle. satu gambar, tapi mengandung banyak arti, dan siapa sangka banyak kisah sukses dan kisah kegagalan eksekusi project yang bisa diceritakan dari sana.

Beatiful, isn’t it?

HYIP

High Yield Investment Program. Dulu saya sangat tertarik dengan program ini. Waktu itu Agustus 2006. Secara umum, HYIP menawarkan sebuah model investasi dengan jangka pengembalian yang relatif singkat. Semacam passive income lah, dimana Anda tidak perlu bersusah payah untuk bekerja, dan dalam durasi tertentu uang (e-gold) Anda akan berlipat. Itulah yang dijanjikan oleh HYIP ini.

Semacam menyenangkan memang, tapi jangan dulu terlena. Sepanjang 2 bulan saya mencobanya, lebih banyak ruginya ketimbang sebaliknya. Tidak banyak memang lost nya (< $50). Tidak semua program HYIP itu baik, at least itu yang dikatakan di situs-situs HYIP-Monitor. Tapi saya pribadi menilai bahwa HYIP tidak lebih dari sebuah usaha penipuan dan merugikan.

Investasi pertama dan kedua bisa jadi sukses. Anda semakin tergoda untuk menginvestasikan lebih banyak lagi, dan biasanya yang terjadi adalah uang Anda tidak akan kembali.

Cara termudah untuk menebak sebuah situs HYIP yang baik, salah satunya adalah dengan melihat data perusahaan investasi di balik program tersebut. Cek saja nomor telponnya, apakah disebutkan tentang kode negara dan area nya. Bila tidak, situs HYIP itu scam. Stay out of them!

Kita bisa amati bahwa selalu saja muncul HYIP-HYIP baru meski sudah sangat banyak dari mereka yang jelas-jelas melakukan penipuan dan mendapat label merah dari HYIP-Monitor. Kenapa? Karena, pun kalau mereka memang berniat menipu, toh kita tidak akan dapat melacak keberadaan program tersebut. Email palsu, address palsu, dan nomor telepon palsu. Argh.

Jika kita menginginkan kesejahteraan, maka tidak ada jalan pintas. Anda harus bekerja keras untuk mendapatkannya, dan jelas-jelas HYIP adalah jalan pintas dan tidak pantas untuk dipilih. Manfaatkan e-gold Anda untuk hal yang lebih baik.

Memberi lebih mulia daripada meminta (Renungan)

Rasulullah SAW, bersabda :
“Tidak ada mata pencaharian yang lebih baik daripada yang diperoleh dengan tangannnya sendiri, sehingga apa saja yang digunakan untuk dirinya sendiri, untuk anaknya dan untuk pelayannya, baginya merupakan sedekah..” (HR.Ibnu Majah dari Miqdam bin Ma’dikariba)

“Sungguh lebih baik bagi seseorang membawa seikat kayu bakar dipunggungnya (lalu menjualnya) daripada meminta-minta kepada orang lain yang mungkin akan memberinya atau menolaknya.” (HR.Malik, Bukhari, Muslim, Tirmidzi dan Nasai)

Anar r.a. meriwayatkan bahwa seorang Anshar pernah datang kehadapan Rasulullah SAW dan meminta sesuatu (mengemis),
Rasulullah SAW bertanya kepadanya, “Apakah di rumahmu benar-benar tidak ada apapun?”
Ia menjawab, “Ya Rasulullah, di rumah hanya ada kantong kain terpal, satu bagian saya pakai, satu bagian lagi saya bentangkan untuk istirahat tidur dan sebuah gelas yang saya pakai untuk minum.”
Rasulullah SAW bersabda, “Bawalah kedua barang itu kepadaku.”

Orang Anshar itupun membawanya kehadapan Rasulullah SAW. Kemudian Rasulullah SAW mengambil barang itu dan mengumumkannya, “Siapa yang akan membeli barang-barang ini dariku?”
Seseorang menjawab, “Aku akan membeli keduanya seharga satu dirham.”
Rasulullah SAW bertanya (menawarkan) beberapa kali, “Siapa yang mau membeli dengan harga yang lebih tinggi?”
Akhirnya seseorang berkata, “Aku akan membelinya seharga dua dirham.”
Kemudian Rasulullah SAW menjual barang-barang tersebut kepadanya dan memberikannya dua dirham itu kepada orang Anshar tadi serta bersabda, “Belilah makanan dengan satu dirham dan beri makanlah keluargamu. Satu dirham lainnya belikanlah kapak dan bawalah kapak itu kepadaku.”

Orang Anshar itu kemudian membeli kapak dan membawanya kapak itu kepada Rasulullah SAW. Rasulullah SAW kemudian mengambil kapak itu dengan tangannya yang penuh berkah memasangkan pegangan (tangkai) pada kapak itu lalu menyerahkan kepada orang itu seraya bersabda, “Pergilah, potonglah kayu dan juallah. Jangan datang kepadaku sebelum lima belas hari.”

Orang itu melakukan apa yang diperintahkan dan datang lagi setelah lima belas hari dengan membawa uang sepuluh dirham. Dengan uang itu ia membeli pakaian dan makanan. Rasulullah SAW bersabda, “Ini lebih baik bagimu daripada engkau muncul pada hari Kiamat dengan tanda di wajahmu yang menunjukkan bahwa engkau adalah seorang pengemis.”

Hadits tersebut maksudnya adalah, seseorang jangan menjadi beban orang lain dengan jalan meminta-minta, kecuali dalam keadaan sangat terpaksa yang diatur oleh syariat. Pekerjaan kasar janganlah dipandang rendah dan memalukan. Karena itulah dalam hadits ditekankan agar kita tidak memandang rendah terhadap suatu pekerjaan yang halal, sehingga dengan bekerja kita dapat memenuhi kebutuhan hidup kita dan kebutuhan hidup orang-orang yang berada dibawah tanggungan kita, juga kita dapat bersedekah.

Sumber : “Keutamaan Mencari Nafkah Menurut Cara Rasulullah” Penulis : Maulana Muhammad Zakariyya al Kandhalawi, halaman 23-24, Pustaka Ramadhan, Mei 2004